Šie sprendimai leidžia darbuotojams greičiau suktis vos paspaudus kelis kompiuterio mygtukus, sumažina popieriaus šūsnis biuruose, „papasakoja“ vienam padaliniui apie kito atliktus darbus, o klientams pateikia paslaugų kokybės analizę. Įvairios veiklos įmones diegti IT sprendimus skatina ir pažangos siekis, ir artėjančių ekonominių neramumų nuojauta. Tačiau visos jos susiduria su svarbiausiu klausimu – kokį optimizavimo kelią pasirinkti?

„Įmonės, panorusios kompiuterine programa pertvarkyti ar pagreitinti verslo procesus, gali pasirinkti iš kelių veiksmo scenarijų: įsidiegti unifikuotas programas „iš dėžučių“ ar susikurti individualius „siauros“ paskirties sprendimus, įsigyti licencijas ir jau turimus IT sprendimus „aplipdyti“ naujais moduliais arba nuomotis paslaugas ir atiduoti plėtrą paslaugų teikėjui. Variacijų gali būti daug, tačiau kokį sprendimą pasirinkti, dar priklauso nuo individualios įmonės veiklos, ir jos poreikių bei ateities vizijų“, – sako p. Skukauskas.

Ilgos paieškos

Biuro įrangą nuomojanti bei ja prekiaujanti UAB „Biuro mašinos“ visuose įmonės filialuose „įdarbino“ techninės priežiūros bei aptarnavimo apskaitos sistemą, jos paieškos truko ilgiau nei metus.
„Nusprendę optimizuoti techninės priežiūros ir klientų aptarnavimo procesus, ieškojome tai galinčios padaryti programos ar IT sprendimo. Supratome, kad mūsų įmonės poreikiai ir tikslai nėra itin išskirtiniai – paprasčiausiai norėjome standartinio sprendimo vidutinei įmonei, todėl iš pradžių ieškojome jau sukurtų programų. Pasirodo, įsigyti standartinį sprendimą nėra taip paprasta“, – sako Virginijus Tumas, „Biuro mašinų“ direktorius.
Pasak jo, prieš porą metų išplėtus veiklą visoje Lietuvoje, pasidarė sudėtinga valdyti beveik 20 serviso meistrų komandą, vesti jų apskaitą, operatyviai ir tinkamai reaguoti į klientų iškvietimus, kaupti duomenis analizei ir daryti reikiamas išvadas, kad jos padėtų gerinti aptarnavimo kokybę.
Įmonė beveik metus ieškojo ir analizavo įvairius unifikuotus IT sprendimus „dėžutėse“, tačiau nė viena įmonė negalėjo pasiūlyti tinkamos standartizuotos programos – arba tai buvo labai brangu 50 darbuotojų įmonei, arba IT priemonė negalėdavo atlikti visų reikiamų specifinių užduočių. Pasak p. Tumo, galiausiai paaiškėjo, kad neprasminga investuoti šimtus tūkstančių į rinkoje siūlomas programas, kurių galimybių panaudosi gal tik dešimtadalį, o kai kurių būtinų funkcijų negausi, teks papildomai išlaidauti.
„Įvertinome, kad ir finansiškai, ir dėl galimybių labiau apsimoka susikurti programą pagal individualius „Biuro mašinų“ poreikius. Praėjus pusmečiui nuo pirmųjų programos kūrimo žingsnių, šiandien turime naują kompiuterinę techninės priežiūros ir aptarnavimo apskaitos sistemą „Service Desk“, leidžiančią operatyviau fiksuoti klientų poreikius, greitai sužinoti visą įrenginio aptarnavimo ar remonto istoriją, administruoti kvietimus ir darbus bei specialistų darbo laiką“, – pasakoja p. Tumas.

Nurodo nemokius klientus

Pasak „Biuro mašinų“ serviso vadovo Rimo Ramono, naujoji programa parodo daugelį prieš tai „neapčiuoptų“ procesų.
„Pavyzdžiui, „Service Desk“ pateikia meistrų ir vadybininkų užsakytų detalių ataskaitą, vadybininkų užsakytus biuro įrenginius, kada juos užsakė logistikos vadybininkas ir kada prekės bus „Biuro mašinų“ sandėlyje. Sutarčių ataskaita informuoja apie besibaigiančias ir pasibaigusias sutartis. Visa ši informacija naudinga ne tik Techninės priežiūros skyriui, bet ir vadybininkams“, – pasakoja p. Ramonas.
Serviso vadovo teigimu, programa naudinga ir tuo, kad ja gautus įvairių skirtingų duomenų pjūvius toliau galima naudoti procesams tobulinti: „Nors pagrindines sistemos gaires buvome nubrėžę dar prieš pusmetį, tačiau jau tuomet suvokėme, kad vienas iš svarbiausių programos parametrų turėtų būti greitai atsinaujinanti informacija apie kliento kreditingumą. Dabar klientus apie jų skolas galime informuoti registruodami iškvietimą. Taip neparandame laiko važiuodami pas nemokius klientus. Juk ir parduotuvėje produktų skolon nedalija.“
„Biuro mašinų“ serviso vadovo teigimu, ši programa taip pat padeda gerinti darbų kokybę, o ateityje, pradėjusi veikti visu pajėgumu, paklos pamatus serviso darbuotojų motyvacinei sistemai kurti.
„Sunku suprasti, kodėl toks, atrodytų, paprastas ir daugeliui paslaugų bendrovių reikalingas IT sprendimas nėra siūlomas tiesiog „dėžutėse“, t.y. unifikuotas. Juk vienodais principais paremta sistema tiktų daugeliui įmonių, siūlančių produkciją ar paslaugas ir siekiančių kiek galima geriau aptarnauti klientus“, – sako „Biuro mašinų“ direktorius.

Konkurencinis pranašumas

UAB „Projektana“, kurios pagrindinė veikla yra polinių pamatų bei įvairios paskirties atraminių sienelių projektavimas ir įrengimas, pasirinko verslo valdymo ir optimizavimo sprendimą „EuroSkaita“. Įmonė daugiau kaip prieš metus pradėjo ieškoti sistemos, kuri jungtų ir buhalterinę, ir projektų vadybinę apskaitą, objektų valdymą, kiekvieno projekto biudžeto sudarymą ir kontrolę bei kitas verslo funkcijas.
„Planuodama ir siekdama numatytų tikslų įmonės vadovybė nuolat susiduria su vadovavimo problemomis – kaip suplanuoti darbą ir atlikti jį laiku, kokie ištekliai reikalingi, koks jų poreikis, kokia jų vertė ir kt. Dabar naudodamiesi šia programa galime kontroliuoti atsargas pagal objektus, pvz., kuriam objektui perkamos prekės, kiek kuriame objekte jų yra, iš kurio objekto medžiagos yra nurašytos ar kiek jų yra likę. Be to, kruopščiai parengta įmonės biudžeto valdymo sistema suteikia vadovybei galimybę tiksliai suvokti esamą padėtį bei operatyviai priimti tinkamus sprendimus“, – sako Tadas Liutkus, „Projektanos“ direktorius.
Pasak jo, įmonei labai svarbu iki detalių analizuoti sąnaudų struktūrą, sekti jų kitimo tendencijas įvairiais laikotarpiais: „Skirtingi duomenų analizės pjūviai ir lygiai suteikia daugiau konkurencinių galimybių.“

Įtiko lietuviška

Optinių diskų gamyklas Baltijos šalyse valdanti UAB „BOD Group“ iš pradžių buvo įsidiegusi užsienio kūrėjų gaminamą verslo valdymo programą, tačiau vėliau pradėjo žvalgytis individualaus lietuviško sprendimo. Pasak Nijolės Budreikienės, „BOD Group“ finansų direktorės, ankstesnė programa neatitiko įmonės finansinės apskaitos principų, informacija buvo dubliuojama skirtingose posistemėse, o pagrindinė priemonė duomenims apdoroti buvo „Excel“. Trijose Baltijos valstybėse dirbančiai kompanijai reikėjo itin specifinio IT sprendimo su galimybe operatyviai keisti bei pritaikyti modulius, sujungti įmonių grupės projektų valdymą, gamybą, prekybą, dirbti dvikalbėje – latvių ir lietuvių – erdvėje. Centralizuotam duomenų apdorojimui vieno įrašo principu pasirinkta „EuroSkaitos“ platforma, ji buvo „aplipinta“ individualiais modeliais ir funkcijomis. Be to, „BOD Group“ su programą gaminusia „Prototechnika“ pasirašė ir autorinę programos priežiūros sutartį. Pasak „Prototechnikos“ atstovų, tokių įmonių, kurios jau suprato, kad autorinės priežiūros sutartis garantuoja nuolatinį programų atnaujinimą ir saugesnes investicijas į IT ūkį, kasmet daugėja apie 40%.
„Turime ir tokių klientų, kurie vieną kartą įsidiegę mūsų sukurtą programą ir pasirašę autorinės priežiūros paslaugą papildomų investicijų IT sprendimams neskiria 14 metų“, – sako „Prototechnikos“ direktorius plėtrai.
„BOD Group“ vadovai teigia pastebėję, kad bendradarbiauti su Lietuvos specialistais yra daug paprasčiau – pageidavimai greičiau išgirstami, operatyviau reaguojama į iškilusias technines kliūtis. „Ne paslaptis, kad renkantis lietuvišką sprendimą dažnai didelį pliusą uždeda ir kaina“, – sako p. Budreikienė.

Sinchronizavo veiksmus

Tačiau „Verslo žinių“ kalbintos įmonės, turinčios užsienio partnerių ar priklausančios tarptautiniams tinklams, dažnai net nesvarsto galimybės diegti lietuvišką IT sprendimą, nes mano, kad gali kilti problemų dėl jo suderinamumo su užsienio kolegų naudojamomis programomis.
Raštinės bei biuro reikmenų UAB „Biuro pasaulis“ priklauso Skandinavijos šalių biuro reikmenimis prekiaujančių bendrovių aljansui „Nordic Office“, todėl Lietuvos bendrovei IT sprendimus būtina derinti su kolegomis Švedijoje, Norvegijoje, Suomijoje, Danijoje, Latvijoje ir Estijoje. Šių šalių parduotuvių tinklai drauge formuoja bendrus prekių užsakymus, sinchronizuotai deda prekių aprašymus ir nuotraukas į interneto parduotuves.
Pasak Artūro Tumino, „Biuro pasaulio“ generalinio direktoriaus, įdiegus visose šalyse naudojamą verslo valdymo programą „Microsoft Dynamics AX“ įmonės valdymas ir darbuotojų našumas gerokai ūgtelėjo.
„Kaip ir daugelis naujovių, ši nebuvo priimta išskėstomis rankomis – gal keturis mėnesius svarstėme, ar ji mums padeda, ar trukdo, – prisimena bendrovės vadovas. – Tačiau dabar įsitikinome, kad tie patys darbuotojai gerokai daugiau ir tiksliau parengia užsakymus, jie įvykdomi operatyviau, dažniausiai per 24 valandas. Ypač pamalonina padidėjęs klientų pasitenkinimas ir lojalumas“, – sako p. Tuminas.

Kokybės analizė

Tarptautinė siuntų gabenimo kompanija „Lex System“ įdiegė užsakymų valdymo kompiuterinę programą „E@syShip Online“. Ji ypač palengvino gyvenimą klientams, kurie dažnai siunčia savo siuntas ir krovinius, nes užsiregistravę tinklalapyje www.lexsystem.com jie randa greitų užsakymų pateikimo šablonus. Programa klientams leidžia sukurti nuolatinių adresatų duomenų bazę, atliktų užsakymų istoriją, išsispausdinti lydraščius ir pakuočių žymėjimo etiketes lipdukus su tiksliu gavėjo adresu, telefonu bei brūkšniniu kodu, sekti savo siuntų kelią. Apie siuntų įteikimą pranešama elektroniniu paštu.
„Lex System“ klientas turi užpildyti šabloną su siuntėjo ir gavėjo adresu. Toliau sistema visus darbus atlieka pati, t.y. išsiunčia užsakymą kurjeriui nuvažiuoti pas siuntėją, siuntėjui nusiunčia bylas su pakuočių ženklinimais bei lydraščiais. Programa išsaugo visus anksčiau įvestus operacijos duomenis, todėl, siunčiant tam pačiam gavėjui nebe pirmą kartą, tereikia nurodyti įmonės pavadinimą. Pasak Andriaus Balkūno, „Lex System“ pardavimų ir marketingo direktoriaus, ši specialiai jų užsakymu sukurta IT programa yra svarus argumentas potencialiems klientams, svarstantiems, kurios logistikos kompanijos paslaugą pasirinkti, nes akivaizdžiai mato galimybę taupyti darbuotojų darbo laiką, o gal ir mažinti skaičių specialistų, kurie atsakingi už logistiką. Be to, programa „E@syShip Online“ ja besinaudojantiems klientams pateikia kokybės ataskaitą – susistemintos informacijos pjūvius klientui rūpimais aspektais, pvz., kaip greitai pristatomos siuntos, per kiek laiko įvykdomas užsakymas ir kitą veiklos statistiką.
Šis individualiai „Lex System“ sukurtas sprendimas „bendradarbiauja“ su kita kompanijos naudojama verslo valdymo ir apskaitos programa. Todėl visi bendrovės duomenys lanksčiai ir greitai pereina iš vieno reikiamo modulio į kitą, o atliktas veiksmas vienoje programoje nedubliuojamas kitoje.

IT sumažino dūžį

Tačiau IT sprendimų valdyti specifinį verslą ar jo procesus dažnai pigiau ir racionaliau ieškoti svetur. Virginija Bugenienė, sostinės stiklo paketų gamybos UAB „Glastika“ direktorė, teigia, kad nusprendus diegti verslo valdymo programą ir išanalizavus pasiūlymus rinkoje paaiškėjo, jog stiklo paketų gamybos valdymo programą geriausiai įsigyti iš specializuotos IT bendrovės Austrijoje. Programa valdo procesus nuo užsakymų priėmimo, stiklo lakštų pjaustymo, užduočių pateikimo gamybai iki produkcijos pristatymo langų gamintojams. Kadangi stiklo paketai gaminami konvejeriu, tai pagamintos produkcijos kiekis priklauso nuo to, kaip tiksliai koordinuojami visų darbininkų veiksmai. Kompiuteriu sudaryta stiklo paketų gamybos ir darbuotojų operacijų seka padeda geriau organizuoti veiksmus ir mažiau laiko sugaišti ties kiekviena operacija. Pasak įmonės vadovės, dabar, kai darbininkai operacijas sugeba atlikti sekundžių tikslumu, konvejerio galimybės išnaudojamos beveik 100%. Kad sprendimas buvo teisingas, liudija skaičiai: pernai įdiegta programa darbo našumą augino daugiau kaip 20%, stiklo sąnaudos sumažėjo 7%, darbininkų prie konvejerio sumažėjo nuo 12 iki 9.
Tačiau p. Bugenienė akcentuoja, kad net galingiausiais kompiuteriais valdomi įrengimai ir verslo valdymo sistemos nesugebės dirbti maksimaliai, jeigu to nenorės prie jų plušantys darbuotojai.

Galimų IT sprendimų scenarijų bendrovėje pliusai ir minusai

* Jeigu klientas labai patenkintas savo apskaitos programa, bet jos negalima praplėsti per klientui priimtiną laiką, tada šis programos plėtros būdas netinka. Praplėsti dažniausiai negalima ne dėl programos plečiamumo, bet dėl to, kad nėra kompanijos, norinčios vykdyti plėtrą kaip individualų projektą. Pvz., programos gamintojas dirba tik versijų verslui, nėra projektų brandos, kuri leistų įgyvendinti sudėtingą individualų plėtrą.

** Viena programa visiems procesams duomenų integralumo prasme yra geriausias sprendimas. Tačiau yra aplinkybių, kai dvi atskiros programos gali veikti atskirai – verslui tai netrukdo, nors didžiausias integralumas neužtikrinamas. Pvz., atskirai veikiančios elektroninio pašto programa ir sąskaitų išrašymo už suteiktas paslaugas programa dažniausiai veikia atskirai. Tokiu būdu negalima vienoje ataskaitoje pamatyti, kiek konkretus klientas siuntė paklausimų ir galimų užsakymų per pašto sistemą ir kiek išrašyta jam sąskaitų faktūrų (SF). Jeigu to konkrečiam verslui nereikia, tada tai netrukdo. Bet kitose įmonėse jau dabar klientų paklausimai registruojami vienoje programoje, o visi jo laiškai yra sudedamoji operacijų su klientu dalis. Tokiuose integruotuose sprendimuose galima vienoje ataskaitoje matyti ir kiek paklausimų, ir kiek skambučių, ir kiek SF išrašyta, ir kaip kiekvienas skambutis, paklausimas bei pašto žinutė susijusi su pardavimais konkrečiam klientui. Tai integruotų procesų pavyzdys.

 Kęstutis Skukauskas, verslo valdymo ir apskaitos programas kuriančios UAB „Prototechnika“ direktorius plėtrai, prognozuoja, kad procesus optimizuosiančių įmonių artimiausiu metu padaugės 4–10 kartų.