Ieškodamos, kaip paspartinti ir optimizuoti sandėlio valdymo procesus, įmonės ėmėsi diegti specialias informacinių technologijų (IT) sistemas, kurios net 50% padidina sandėlio darbuotojų veiklos našumą, padeda išvengti žmogaus klaidų. „Kelio“ kalbinta įmonė yra apskaičiavusi, kad klaidingai iš sandėlio nukreiptas smulkus siuntinys kainuoja vidutiniškai 50 Lt.

Lietuviško kapitalo programinės įrangos kūrėja UAB „Prototechnika” į savo „Skaitos” programų šeimą įtraukia ir sandėlio valdymo sistemą. Robert Komarovič, „Prototechnikos” konsultantas, sako, jog sandėlio valdymo sprendimus galėtume skirti į dvi grupes: standartines sistemas ir pagal individualius poreikius kuriamus sudėtingus sprendimus. Standartinė sistema yra tarsi tarpinė grandinė, jungianti prekių gamintoją ar tiekėją su ja besinaudojančia įmone. Su šia sistema operatyviai optimizuojamas prekių gavimo, atidavimo, transportavimo procesas. Tuo pačiu standartinė sandėlio valdymo sistema neleidžia suklysti, o suklydus procesas į pirminę stadiją grąžinamas itin greitai.

Griežta kontrolė

Į individualias sandėlio valdymo sistemas „Prototechnika” integruoja specifines funkcijas. Pav
yzdžiui, vienam klientui svarbu, kad sandėlio valdymo sistema kartu kontroliuotų išduodamas gaminių licencijas. Ši licencijavimo kontrolė įmonei padeda kontroliuoti, kiek jau įsigytų licencijų dar neišnaudota. Todėl prieš atiduodant prekę klientui, sistema suranda reikiamą licenciją ir ją „prikabina” prie numatytos prekės. Prekę grąžinus pardavėjui, licencija „atsikabina” nuo prekės ir grįžta į savo vietą. Taip skaidrėja licencijų panaudojimo kelias, ir įmonei nebereikia papildomai vykdyti jų apskaitos”, – pasakoja „Prototechnikos” specialistas. Šis sprendimas pavaduoja apie pusę įmonės sandėlio darbuotojų. Be to, sistema kontroliuoja, už kokią kainą įsigyta prekė yra grąžinama. Pavyzdžiui, vieną kartą gaminį įsigijus už 15 Lt, o kitą kartą pardavus už 10 Lt ir klientui nusprendus prekę grąžinti, anksčiau buvo sunku nustatyti, už kurią sumą įsigytą prekę klientas grąžina. Įmonė patirdavo nuostolių, kai grąžindamas prekę klientas deklaruodavo neteisingą kainą. Tokių atvejų būdavo daug. Dabar sistema tiksliai žino, kada ir už kokią kainą buvo parduota grąžinama prekė. „Tai tik vienas pavyzdys, kaip sandėlio valdymo sistema prisitaiko prie individualių kliento poreikių”, – priduria R. Komarovič.

Specifiniai gaminiai

Farmacijos didmeninės prekybos UAB „Entafarma” išskirtinėmis teisėmis atstovauja visame pasaulyje žinomoms farmacijos kompanijoms, rūpinasi jų prekių sandėliavimu ir logistika visoje Lietuvoje bei teikia sandėliavimo paslaugas kitoms Lietuvos bendrovėms. Įmonė pirmiausia siekė optimizuoti prekių sandėliavimo procesus, o dar vienas tikslas – griečiau bei tiksliau apskaičiuoti, kiek ir kokių paslaugų buvo suteikta kitoms įmonėms, besinaudojančioms „Entafarmos” sandėliais. „Entafarmos” veiklos specifika lėmė, kad, be individualiai sukurtos sandėlio valdymo sistemos, dar reikia apskaičiuoti, kiek ir kokių konkrečių darbų atlikta klientui – o tai buvo labai sudėtinga. Be to, sandėliuojant vaistus, būtina atsižvelgti į daugelį kriterijų: kiekvieno gaminio serijos ir siuntos numerį, galiojimo laiką, saugojimo vietą, temperatūrinį režimą, aukštį, kuriame šie gaminiai gali būti sandėliuojami, numatyti pažeistų pakuočių karantino vietą ir kt. Visa tai reikalauja individualaus sprendimo. „Sandėlio valdymo sprendimą „Prototechnikos” specialistai adaptuoja atsižvelgdami į mūsų įmonės procesus. Pavyzdžiui, psichotropinius vaistus tiekiame tik įmonėms, turinčioms tinkamą licenciją, todėl svarbu, kad sistema neleistų vaisto įsigyti tokios licencijos neturinčioms bendrovėms. Planuojame, kad sandėlio valdymo sistema mūsų darbuotojų darbo našumą padidins apie 30%”, – pasakoja Mindaugas Malinauskas, „Entafarmos” direktorius.

Be klaidų

Biuro ir raštinės reikmenimis bei baldais prekiaujanti UAB „Edvonis” jau pradėjo diegti „Prototechnikos” sukurtą sandėlio valdymo sprendimą. Donatas Šimkus, UAB „Edvonis” direktorius, sako, jog didžiausias sistemos privalumas – galimybė visiškai kontroliuoti visus sandėlyje vykstančius procesus ir iki nulio sumažinti tikimybę suklysti. „Internetu bei „Edvonio” parduotuvėse siūlome apie 15.000 skirtingų pavadinimų prekių, aptarnaujame apie 4.000 komercinių ir biudžetinių įmonių visoje Lietuvoje. Mūsų specialistai apskaičiavo, kad suklydus ir į kliento pirkinių krepšelį įdėjus ne tą prekę, ištaisyti klaidą kainuoja apie 50 Lt. Bendrovė jau ne vienerius metus naudojasi „Prototechnikos” sukurta verslo valdymo ir apskaitos sistema „Skaita”, todėl „Edvonio” vadovai nusprendė pasinaudoti ir jų kuriamu sandėlio valdymo sprendimu, – teigia D. Šimkus ir priduria, jog dabar klaidų skirstant ar rūšiuojant prekes jau nebūna, o sandėlio darbuotojų darbo našumas padidėjo apie 50%. Įdiegus sandėlio valdymo sistemą, darbo vietos neteko keli darbuotojai. Tačiau tada įmonė plėtėsi, todėl, užuot atleidę iš darbo, jiems skyrė naujas kvalifikaciją atitinkančias užduotis. Be to, pasikeitus darbu
otojams, nebereikia iš naujo aiškintis, kur, kas ir kaip sandėlyje yra padėta, – sistema pati viską reguliuoja ir leidžia eliminuoti žmogaus veiksnį.” Pasak konsultanto R. Komarovičiaus, „Edvoniui”, be standartinių sandėlio valdymo funkcijų, prireikė ir prekių pakavimą kontroliuojančio įrankio. Taip IT sistema susieja visus sandėlyje vykstančius procesus – atvežimą, krovimą, rūšiavimą, sandėliavimą, pakavimą ir siuntimą klientui. „Šį sandėlio valdymo sprendimą pasirinkome dėl kelių priežasčių: mums nereikia dar kartą investuoti į brangias tarnybines stotis (serverius), gamintojo siūloma programos kaina buvo patraukli. Svarbu ir IT kompanijos patikimumas”, – sako D. Šimkus.

Motyvacijos sistema

Pasak R. Komarovičiaus, beveik visos įmonės sandėlio valdymo sprendimo duomenimis grindžia ir sandėlio darbuotojų motyvacinę sistemą. Sprendimas aiškiai parodo, kiek ir kokių darbų atliko kiekvienas darbuotojas, kaip greitai šie veiksmai buvo atlikti. Be to, sandėlio valdymo sprendimas parengia konkrečias užduotis darbuotojams realiu laiku – taip iki smulkmenų suplanuojama, pavyzdžiui, kroviko darbo diena. Sandėlio valdymo sistema taip pat palengvina darbą ja besinaudojančios įmonės klientams – jie gali prisijungti prie sistemos ir tiek, kiek jiems leidžiama matyti, pavyzdžiui, prekių likučius sandėlyje arba jų nukreipimo punktus. Be to, klientas gali pateikti užsakymą, prisijungęs prie sistemos arba tiesiog atsiuntęs elektroninį laišką. Sandėlio valdymo sistema yra naudinga ir tuo, kad sukauptus duomenis galima analizuoti – taip įmonės analitikai gali pateikti prognozes, atrasti dėsningumus, įžvelgti tendencijas, rengti ataskaitas.

„Prototechnikos” diegiami sandėlio valdymo sprendimai priklauso „Skaitos” šeimai, kurią sudaro personalo valdymo, apskaitos, verslo valdymo, skolų valdymo, interneto prekybos, logistikos, ryšių su klientais valdymo sistemos ir individualiai kuriami sprendimai. Vienoje platformoje sukurti sprendimai yra lengvai integruojami ir modifikuojami. Rinkoje dažniausiai siūlomos specialios sandėlio valdymo programos, kurias integruojant, prireikia papildomų jungčių ir programavimo darbų, kad sandėlio valdymo sistema „susikalbėtų” su pagrindine programa.